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仕事の時短はExcelから!ショートカットを駆使して仕事を倍速に!

オフィス業務の中で最も使われるアプリケーションの1つがExcelだと思います。

表計算だけでなく、書類を作成したり、業務の進捗を管理するなど幅広い用途として使われていると思います。

仕事の速さを見たいならExcelの使い方を見る、という人がいるくらい、Excelを効率よく使う事は業務効率に直結します。

このブログではシリーズでオフィス業務で最も重要なアプリケーションの1つExcelを使いこなすためのテクニックをシリーズでお届けしたいと思います。

今回はもっとも基本的なテクニック、ショートカットについてお届けします。

ショートカット

Excelに限らずですが、ショートカットは業務効率化に大変貢献してくれます。

メニューから何回かマウスでクリックして行わなければいけない作業もショートカットを駆使すれば一瞬で終わらせることができます。

Excelのように頻繁に使うようなソフトであれば、時間短縮は長い目で見ればはかりしれません。

今回は代表的なショートカットをご紹介します。

Excel意外でも使える基本のショートカット

コピー

「Ctrl」+「C」

切り取り

「Ctrl」+「X」

貼り付け

「Ctrl」+「V」

保存

「Ctrl」+「S」

Excelの便利なショートカット

セル内で改行

「Alt」+「Enter」 

Excel以外のアプリケーションでは改行した場合「Enter」を押しますが、エクセルでは次のセルに移動してしまいます。そこでセル内で改行したい場合に使います。改行したい位置で「Alt」+「Enter」キーを押せば、セル内で2行になります。

すぐ上のセルをコピー

「Ctrl」+「D」 

Excelでの業務は膨大な入力作業を伴います。同じ値であれば、いちいちそれぞれのセルに入力する必要はありません。「Ctrl」+「D」ですぐ上のセルと同じ値が入力できます。

セルを移動せずに確定

「Ctrl」+「Enter」 

文字を入力したあと、「Enter」キーを押すと、アクティブなセルが下に移動してしまいますが、セルを移動せず、そのまま文字装飾をしたり、書式を変えたい場合があります。そんな時は、「Ctrl」+「Enter」キーで、せるを移動せずに文字を確定できます。

また、複数のセル範囲を指定し、データを入力した後に「Ctrl」+「Enter」キーを押すと、選択したすべてのセルに同じ文字列がはいります。

セルの書式設定を開く

「Ctrl」+「1」 

日付や金額を入力したり、罫線を入れたり、表示形式を変更する作業が頻繁にあると思います。

毎回セルを右クリックしてメニューから「セルの書式設定」をクリックしている方はこのショートカットキーを使ってみて下さい。

シート内検索

「Ctrl」+「F」 

Excelに入力するデータは時に膨大になります。シート内で探しているデータがわからない時は、このショートカットで検索画面が開きます。

取り消し線を引く、取り消す

「Ctrl」+「5」 

削除はするけど、履歴は残したい時、取り消し線を使います。そんな時は「Ctrl」+「5」で瞬時に取り消し線が引けます。また範囲を指定して「Ctrl」+「5」キーを押せば、指定したすべてのセルの文字に取り消し線が引けます。

再度「Ctrl」+「5」を押せば、取り消し線が消えます。

まとめ

今回は基本的なショートカットをあげてみましたが、中には頻繁にする作業に関するものもあったのではないでしょうか?

すべて覚えるのは大変なので、よく使うものから優先順位をつけて、自然に手がキーボードの上で動くように、日々の業務で中で使ってみてください。

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