fbpx

Gmailとは?仕事で使うべき、そのメリットを紹介!


新型コロナパンデミックにより、私たちの働き方は大きく変わりました。

数年前に比べると、リモートワークが身近になり、広く浸透しつつあります。

家と職場で、時にはカフェで。

働く場所に合わせて複数の端末(パソコンやスマホやタブレット)を使い分けるという方も多いと思います。

そんな中、意外と多いのが、メールは会社のパソコンでしか見れないというケースです。

また一昔前に比べるとパソコンなどの機器を買い換えるペースも早くなってきました。

機器を買い換えるたびにメーラー(Outlookなどのメールソフト)を一から設定して、という苦労をされている方もいっらっしゃいます。

そんな苦労をされている方は、Gmailの導入を検討してみてください。

SNSやチャットなど、コミュニケーションのためのツールがあふれているとはいえ、まだまだ重要な役割を担う「メール」。

メールが使える場所や時間が制約されていれば、ビジネスにおける不利が生じるかもしれません。

そんな状態を解決してくれるGmail。

この記事ではGmailとはどんなものか、Gmailのメリットは何か、について詳しく説明していきます。

Gmail(ジーメール)とは

出典:Google

GmailはGoogle(グーグル)が提供する無料のサービスです。

実は歴史は古く、2004年4月1日にベータ版としてサービスを開始しています。

日本では2006年から使えるようになりました。

今では全世界で15億人以上の人が使っています。

メリット1:Webメールであること

GmailはWebメールです。

Webメールはブラウザを使って使用するオンライン上のサービスです。

そのため、Outlookなどのメールソフトを必要とせず、インターネットにつながっていれば、異なる端末で同じメールアドレスを簡単に使うことができます。

出典:Google

会社で受診したメールに時間がなくて返信できなかったので、移動中にスマホでメール送信する、といった使い方ができます(会社のパソコンでもスマホでも同じメールアドレスで運用できます)。

アドレスとパスワードさえあれば、ブラウザで使えるので自分のパソコンやスマホである必要もありません。

自分の端末の充電が切れた時など、パソコンを借りて自分のメールをチェックすることもできます。

ただその際にセキュリティ面での注意は必要です。

作業が終わったらログアウトしてパスワードが残らないようにしてください。

さらに、Webメールはデータをクラウドに保存しているということもメリットにつながります。

パソコンが壊れて今までのメールが消えてしまった、という経験をされた方もいらっしゃると思います。

Gmailであれば、データは端末ではなくクラウド上にあるので、メールアドレスとパスワードさえあれば、新しい端末で今までのメールデータにすぐにアクセスすることができます。

メリット2:Googleの専門は検索

「わからないことがあればGoogleで検索する」ことは今や当たり前になっています。

Googleがこれまで心血を注いて来たのは、ユーザーがいかに欲しい情報に辿り着けるか、その検索機能です。

その優れた検索機能がGmailにも反映されています。

過去のメールを探すのに時間がかかって苦労したという経験はないですか?

一定期間同じメールアドレスを使っていれば、それまでのメールのやりとりも膨大なものになります。

あいまいな記憶から目的の情報にたどり着く。

これまで時間をかけて行っていた作業がGmailなら瞬時にできます。

メリット3:セキュリティレベルが高い

メールに添付されたファイルを開いたら、コンピュータがウィルスに感染した。

この類のニュースを最近はよく目にします。

メールは、ウイルスを感染させる側にしてみれば最も使いやすい入口です。

Gmailならスパムメールやマルウェアなどを自動でフィルタリング(自分の端末やデータに危害を加える可能性のあるメールをブロック)してくれます。

ビジネスシーンで使われることも当たり前になっているGmail。

世界で400万社以上の企業が採用していることからも、信頼性があると言えます。

まとめ

いかがでしたか?今回はメリット中心に、概要を紹介しましたが、Gmailには仕事に役立つ様々な機能があります。さらにGoogleにはGmail以外にも様々なサービスがあります。当ブログでは今後もGoogleのような無料のツールを紹介していきます。

お問い合わせ

ブログの内容や会社のITのことでお困りごとがあればお気軽にお問い合わせください

PAGE TOP