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社内wikiがDXに欠かせない理由!

今回は最近よく聞く言葉、「社内wiki」「ナレッジベース」について考えてみたいと思います。

DXが求められる現在、本当に便利で手軽なツールが数多く登場しています。

これまで新たなことに挑戦しようとすると、労力や費用など大きなリソースを必要としていたものの多くが、デジタル化によって身近なものになってきています。

「社内wiki」や「ナレッジベース」に関しても様々なデジタルツールの登場で、今まで大企業しか手をつけなかったプロジェクトが容易に達成できるようになっています。

今回は、そんな「社内wiki」「ナレッジベース」について、いかに企業の成長に貢献するものか、そのメリットと導入方法、具体的なツールについて記事にしてみたいと思います。

社内wikiとは

社内wikiとは、マニュアルや手順書など、社内の情報を一元管理するツールのことです。

Wikipediaの社内版と考えるとイメージしやすいと思います。

デジタルデータをクラウドなどに置くことで、いちいち紙のマニュアルを探さなくても、社内wikiにアクセスして、一瞬で参照できるようにしたり、マニュアル自体も各社員が更新できるようにすれば、リアルタイムで最新のものを参照できるようになります。

なぜ社内wikiを導入するべきなのか

まずは、そもそもの部分から。

業務を効率化させることが企業にどのようなメリットをもたらすか、大雑把に考えてみたいと思います。

  • 生産性の向上
  • コスト削減
  • 品質の向上
  • 納期の短縮

上記のメリットはどれをとっても会社にとっていいことばかりですが、達成するのは容易ではありません。

企業は様々なアプローチでこれらを達成すること目指していると思います。

業務効率化を妨げる要因

逆にこれらの業務効率化を妨げる要因の一つとして情報や業務の「属人化」が挙げられます。

ビジネスにおける属人化とは、特定の社員が行っている業務が、その当人以外ではわからなくなっている状態を指します。

どの会社でも、ある一人の社員が退職したことによって、「他に業務内容を把握している人がいなくて困った」という経験があると思います。

退職に限らず、

  • コロナなどの感染症によって一定期間出社できなくなった
  • 産休などで、業務の担当者が長期間出社しない
  • 人員配置の変更によって、担当する業務が変わった
  • テレワークの導入で、社内業務を持ち回りで行うことになった

など、多くのケースが考えられます。

属人化は企業の損失?

属人化してしまうものは、業務の手順など簡単に伝えらるものだけに留まりません。

「トップセールスのノウハウ」などがいい例です。

手順書やマニュアルには載っていない、優秀な営業マンのコツや雑学なども共有することができれば、セールスの底上げにつながると思います。

また営業マンが一人で現場に行くようなスタイルであれば、その現場で起きたことは自然と属人化します。

しかし、その現場での経験を共有することができれば、今後他の営業マンにとって有益な情報になるかもしれません。

記憶に頼る弊害

もう一つ、属人化の弊害として、「記憶に頼ってしまう」ということがあります。

新入社員の研修などがいい例です。

入社というイベントは、毎日あるものではありません。

年に数回しかない業務の遂行を記憶に頼って(属人化して)いると、そのたびに一から手探りで大変な労力を必要とします。

もしもマニュアルや資料、前回の課題からの改善点などがまとめて一か所に閲覧可能な状態にあれば、研修ごとに余計な時間を取られなくて済みます。

こんなあるあるがあれば、社内wikiの導入を

  • 別々の人に同じことを何回も聞かれる
  • 社員の業務遂行能力に格差がある

上記のようなことが社内で起こっていれば、社内wikiがそれを解決してくれるかもしれません。

社内wiki、導入の手順

あくまでも業務効率化が目的の為、社内wikiの作成に時間を取られすぎるのは避けなければいけません。

弊社のお客様では50人以下の中小企業が多いので、社内wikiの作成のために専門の人員を配置するのが難しいという声もよく聞きます。

ぜひ、社内wikiを作成したことによってどれくらいのメリットがあるかを想定して、負担のない手順を踏んで取り組んでいくことをお勧めします。

現在自社で行われている業務を把握

すべての業務をマニュアル化して社内wikiにするのは無理があると思いますし、当然マニュアルなど必要ない業務もあると思います。

まずは各部署、各職種で行われている自社の業務をリスト化します。

なるべく細かいところまで、まずは各社員が日々どんな業務に取り組んでいるかを把握する必要があります。

これだけで、改善すべきところが見えてきますし、部署間での相互理解にもつながります。

優先順位をつける

それぞれの業務を把握した上で、社内wikiやナレッジベースがあれば、どれだけ業務効率化が見込めるか、という視点で優先順位をつけます。

環境をつくる

ツールの選定と周知です。

社内wikiのツールに求められるのは、入力(マニュアルなどの作成)や閲覧(検索など)が簡単で誰でもタイムリーに使えることです。

フォーマットがしっかりしていれば(自社に合ったものになっていれば)入力の障壁が下がり、社員各々が随時作成できて、専門の担当者を配置しなくても、時間の経過とともに役立つ社内wikiが出来上がります。

完璧な資料作りを目指さず、一つずつ

マニュアルや手順書は基本的に社内で共有されるものです。

見栄えや細かい表現は気にせず、現場で有効かどうかの視点で作成されるべきです。

箇条書きのメモ程度でも、問題ないものあると思います。

あくまで、資料作成は目的ではなく手段であることを理解する必要があります。

また、いきなり完成させるのではなく、情報を随時更新し、ブラッシュアップしていくことが重要になります。

おすすめ無料ツール

社内wikiに使える代表的な無料のツールを紹介します。

notion

まだ日本ではそれほどなじみはないですが、社内wikiとして、またプロジェクト管理などもできるクラウドサービスです。

ピクサー、IBMなど名だたる企業にも導入されています。

プロダクトやエンジニア、人事、販売、マーケティングなど幅広いジャンルに対応していて、使いやすいフォーマットも充実しているため導入もしやすく、notionだけで幅広く社内wikiを管理できると思います。

またグーグルドキュメントやSlackなど500以上のアプリと連携できるので、すでにお使いのツールと簡単に連携できるかもしれません。

参考動画【平岡 雄太 / DRESS CODE.】(Notionの使い方がわかりやすく説明されています)

まとめ

今回は業務効率化に役立つ社内wikiについて解説しました。

一例としてnotionを紹介しましたが、他にも様々なツールがあります。

また、弊社では社内wikiに限らず様々な業務効率化のお手伝いをしています。

気になることがあれば、お気軽にお問い合わせいただければと思います。

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