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中小企業を強くするペーパーレスとは?メリットデメリットを解説

最近「ペーパーレス」という言葉を耳にすることが多いという方も多いと思います。

弊社でも「ペーパーレス」は重要なスローガンです。

普段様々な業種や規模の大小問わず多くの企業様に訪問させていただきますが、ペーパーレスが進んでいるところいないところ様々です。

今回は、近年急速に進むペーパーレスがどんなものなのか、メリットデメリットや取り組みのポイントについて考えてみたいと思います。

そもそもペーパーレスとは?


その名の通り、紙をなくすことを意味します。

  • 切符の代わりにスマホで改札にタッチして乗車
  • 読書は電子書籍で

など身近に利用されている方も多いと思います

当たり前になっていて、普段意識されないかもしれませんが、ペーパーレスが生活を便利にしているのがわかっていただけると思います。

では、昨今ビジネスの場で使われるペーパーレスとはどんなものなのでしょうか?

目的は業務効率化

ビジネスにおけるペーパーレス化とは、オフィス内にあるさまざまな紙媒体を電子化することを意味します。

具体的には、

  • 社内文書を紙ではなくPDFのデータで共有する
  • インターネットファックスを利用して紙でのファックスをなくす
  • 社外向けに電子カタログを作成する
  • 日報や勤怠管理をクラウド化する

ペーパーレスと聞くと、紙をスキャンしてPDF にして保存することだ、というイメージされる方も多いと思いますが、閲覧だけでなく、管理や処理まで、そしてそもそも書類を作成する段階からデジタル化できることが理想の状態と言えます。

ペーパーレス化が推奨される背景

近年ペーパーレスが急速に進む背景には、企業だけでなく、国としても取り組むべき課題になっているという背景があります。

河野太郎行政改革・規制改革相は27日、行政手続きでの印鑑廃止に続き、ファクスの使用もやめてペーパーレス化に取り組む意向を明らかにした。北海道根室市で記者団に「電子メールやオンラインで情報を集めることができれば、より民間企業や各自治体の利便性も高まる」と強調した。

同時に「はんこを無くせば書類をプリントアウトする必要がなくなる」と述べ、印鑑廃止を行政のデジタル化加速につなげたい考えを改めて示した。

河野氏は24日、印鑑使用の原則廃止を全府省に要請している。

ペーパーレス化に意欲 河野氏、印鑑廃止に続き (出典:日本経済新聞 2020年9月27日)

またペーパーレスをとりまく法律の環境が変わってきていることも、ペーパーレスを推し進める要因になっているます。

2004年に制定された「e-文書法(民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律)」では、これまで紙で保存しなければいけなかったものを、電子化して保存できるようになりました。

e-文書法によって、財務・税務関係の帳票類や取締役会議事録など、商法(及びその関連法令)や税法で保管が義務づけられている文書について、紙文書だけでなく電子化された文書ファイルでの保存が認められるようになった。

e-文書法 出典: フリー百科事典『ウィキペディア(Wikipedia)』

また2015にはデータによる領収書の金額基準が撤廃され、スマートフォンで撮影された領収書のデータの利用も許可され、経費精算を効率化することが可能になりました。

平成27年度(2015年度)の税制改正によりスキャナ保存制度の要件が緩和され、契約書・領収書について3万円未満という金額上限がなくなった。

電子帳簿保存法 出典: フリー百科事典『ウィキペディア(Wikipedia)』

ビジネスで扱われる書類は、契約書や領収書、カルテに至るまで、法律に則って運用することが求められますが、ペーパーレスによる効率化に向けて規制緩和の方向に動いています。

ペーパーレス化のメリットデメリット

いざペーパーレスを始めようとする時、やはり意識したいのはメリットデメリットです。

業務によっては簡単にペーパーレスを進めることができないものもあるかもしれません。

自社の業務をペーパーレス化できたら、どんな価値を生み出すかぜひ一度想定してみてください。

メリット

コスト削減

当然紙がなくるので、その分のコストが下がります。社内で大量に印刷物がある場合はまずペーパーレス化を考えるべきです。

さらに時間的なコストの削減も見込めます。

複数の人に共有しなければいけない会議資料もクラウドに置いて、適宜編集可能な状態にすれば、今まで、書類のやりとりにとられていた時間を大幅に削減できるはずです。

検索性

紙でのデータ管理を経験したことがある方であれば、目的の資料を探すのに苦労したという経験があると思います。

最近取り引きがなかったお客様から久しぶりに連絡があったので過去の取引履歴にあたる、といった場合、電子化されていればすぐに検索して目的の資料に目を通すことができます。

保管スペース

事業を継続していけば当然保管すべき書類も増えていきます。

紙を保管する時の物理的スペースは企業にとって悩みの種にもなります。

事業を継続すればするほど、保管すべき書類は増えていきますので、なるべく早くペーパーレス化に取り組む理由の1つになります

バックアップ

電子化されたデータは無くなるのが怖いという方もいらっしゃるかもせれませんが、バックアップアップをとることができます。

さらにクラウドに保管することにより、火災や盗難から書類を守ることもできます。

情報の共有

例えば優秀な社員のノウハウをマニュアルにしてデータ化し、いつでも閲覧可能な状態にすれば人材育成の面でも大きなメリットが得られます。さらにリアルタイムで更新した情報を共有できるというメリットもあります。

紙をデータ化することによって、リアルタイムで情報共有ができ、全社で迅速に取り組むべき課題に対する対応のスピードアップが見込めるかもしれません。

デメリット

やっぱり紙の方が扱いやすい?

書類の閲覧、記入などはやはり紙に分があります。スマホの画面サイズでは書類が見づらくなる可能性があります。

最近ではタブレットに保存したPDFに直接書き込むためのタッチペンなども性能が上がってきて使いやすくなっていますが、やはりアナログの紙にペンで直接書き込む方が使いやすいという方が多いかもしれません。

処理すべき書類がたくさんある場合、紙の書類だと机の上に広げて一覧することができます。しかし、データ化された書類をひとつの画面に収めて見る場合、書類1枚あたりのサイズがどうしても小さくなってしまうため、見づらくなってしまうかもしれません。

導入コスト

ペーパーレス化に限らず、何かを始めようとするときには費用的なコストと人材的なコストを考えなければなりません。

今まで紙で行っていた業務が複雑であれば、それを処理するためにシステムの導入が必要になるかもしれません。

またシステムやツールはただ導入すればいいというものではなく、それをうまく運用し、従業員それぞれがきちんと使えるように教育に時間やコストも必要になるかもしれません。

システム障害

例えばクラウド上に書類を保管して、各人が閲覧可能な状態にしている場合など、ネット環境や保管しているサーバーに障害が発生した場合、そのデータにアクセスできないなどの障害が起きる可能性があります。

またペーパーレス化した書類が機密文書該当するような重要な書類であれば、バックアップだけでなくセキュリティー対策もしっかりと講じる必要があります。

ペーパーレス化推進のポイント

経営層に理解を得る

もしもペーパーレス化を行う上で新しいシステムの導入や会社のルールの変更が伴うようであれば基礎の理解を得ることが必須になってきます。

ペーパーレス化することによっていかに業務効率化を達成できるか、またそれに伴うコストなどをしっかり提示した上で、今後会社を強くするための重要性を認識してもらう必要があります。

少しずつ進める

当然ながらいきなりすべてをペーパーレス化するのは難しいと思います。

まずは少しずつ、例えば特定の業務であったり、1つの部署またはプロジェクトに焦点を絞っていくという方法で実施していくというがいいかもしれません。

ツールを導入する

ペーパーレス化がもたらす業務効率化の恩恵をしっかりと受けるためには社内のインフラを整える必要があります。

データ化された書類を閲覧処理がしやすいようにパソコンやスマートフォンまたはタブレットなどのデバイスを社内で普及させたり、クラウドストレージやピーパーレス会議システムの導入など、使う人がペーパーレス化をして本当に便利になったと感じるツールを導入することで、新しいことに取り組むときのハードルが下がります。

まとめ

何事も新しいことに取り組むときには、社内で抵抗勢力があったり、導入に伴うコストやそれを使う人に負担を強いることがあります。

しかし企業にとっては競争力を養うために新しいことに取り組むということが必須になってきます。

その点ペーパーレス化は、世の中の流れもあり、便利なツールも揃っているので、ハードルも低く、今まであまりデジタルに触れることのなかった従業員のITリテラシーが高まるといった、会社にとって大きなメリットがあります

弊社でも、なるべくコストをかけず業務効率化を達成した事例が数多くあります。

まだ紙の書類に悩んでいるという方は、ぜひこの機会にペーパーレス化を検討してみてください。

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