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意外とみんな使ってない辞書登録!細かいテクニックが仕事を倍速にする

皆さん辞書登録は使われていますか?

特に仕事の上でパソコンやスマホで文字入力をされる方は、こんな経験がないでしょうか?

  • あまり一般的に使われない言葉や人名など変換がうまくいかない時があってもどかしい
  • 住所など長い文字列を入力する際に、煩わしいことがある
  • メールアドレスなどアルファベットの羅列を入力するのに時間がかかる
  • 取引先など、法人格が後だったのか前だったのか思い出せなくて、会社名を文字入力するたびに調べることがある
  • パソコンやスマホで同じ単語を頻繁に使う

上記のような、経験がある方でまだ辞書登録を使われていない方はぜひ使ってみてください。

毎回我慢して全ての単語を一から入力するのと、辞書登録を利用したあとでは業務効率に雲泥の差があります。

文章を入力するためのタイピングの手間が省けるだけでなく、入力ミスを減らすことにもつながります。

また、辞書登録を活用することで、日々の業務においてかかるストレスがかなり減らせることを実感していただける思います。

ということで、今回は業務効率に役立つ辞書登録について、記事にしたいと思います。

日々使っている「日本語入力ソフト」

パソコンやスマホで日本語を入力するために、それぞれの端末には、日本語入力ソフトが入っています。

Macに搭載されていた日本語入力ソフト「ことえり」など、かつては変換能力が非常に低く、なかなか目的の変換候補が出てこず、文章入力に苦労されたという方もいるかもしれません。

しかし現在では、日本語入力ソフトの変換精度を高める為に、マイクロソフトなどが誤変換されたデータを随時収集し、こまめに改善のアップデートを行っています。

今までなかった流行語や造語など、割とタイムリーに変換候補に上がってくるようになったのはこのためです。

ユーザー辞書機能

ただ、いくら日本語入力ソフトが優秀になったとはいえ、変換候補に上がってこないものもあります。

  • ニッチな専門用語
  • 社内で使われている独自の略語
  • 固有名詞や難しい漢字の人名

上記のようなものを変換候補にあげるために、各日本語入力ソフトには自分独自の単語を登録できる「ユーザー辞書」機能が備わっています。

これを使いこなすことによって文章入力の作業時間を短縮し、業務を効率化することができます。

登録方法

今回はパソコンとiPhoneの具体的なユーザー辞書の登録方法をご紹介します。

パソコン

Windowsを搭載しているパソコンには「Microsoft IME」という日本語入力ソフトが入っています。

この「Microsoft IME」を使って辞書登録する方法を紹介します。

パソコンの画面右下タスクバーに表示されている「あ」もしくは「A」などと表示されているアイコンを右クリックしてみてください。

表示されたメニューの中に「単語の登録」があるので、左クリックしてみてください。


「単語の登録」が開きます。

ここで変換後に表示させたい文字列を「単語」の欄に、「よみ」の欄に読み仮名(変換前文字)を入力してください。

登録ボタンをクリックすれば、新たな変換候補として登録されます。

登録したい単語がさらにあれば連続で複数登録することが可能です。

ユーザー辞書ツール

一度登録した単語を「ユーザー辞書ツール」で一覧表示したり、変換方法を編集したりすることができます。

先ほど単語を登録した際に開いていたウィンドウの左下にある「ユーザー辞書ツール(T)」ボタンで、開きます。

ここで一度登録した単語を編集したり、新規登録も行えます。

iPhone

iPhoneやiPadなどにもパソコンと同じように「ユーザー辞書機能」が搭載されています。

設定の中から「一般」を選択してください。

一般の中からキーボードを選択してください

キーボードの中から「ユーザ辞書」選択してください。

右上の+で新規登録を行えます。

ここで変換後に表示させたい文字列を「単語」の欄に、「よみ」の欄に読み仮名(変換前文字)を入力してください。

各端末で変換のルールを統一する

リモートワークが普及した現在では、オフィスのパソコンだけでなく、複数の端末で業務に関わる文章入力をされている方も多いと思います。

筆者も、会社ではWindowsのパソコンで、外出先ではiPhoneやiPadなどのiOSの端末で文字入力を行なっているので、今回はパソコンとiPhoneでの辞書登録の方法をお伝えしましたが、MacやAndroidなど様々なデバイスで辞書登録機能を使うことは可能です。

その際、変換のルールを各端末で共通にしておくことで、端末が変わっても同じ感覚で文章入力することができます。

変換前の文字を複雑にしてしまうと、わからなくなることがあるので、なるべくシンプルに、一文字などがおすすめです。

おすすめの変換例

定型文

お→「お世話名になります。〇〇の〇〇です。」

メールアドレスなどアルファベットの羅列

め→「〇〇〇〇〇@example.com」

住所や電話番号

じゅうしょ→「愛知県名古屋市中区栄1-25-3」

でんわ→「052-218-3556」

線などのよく使う記号

せ→「—–」

よく使う取引先名など

お→「オープンワークス株式会社」

頻繁に使う単語など

み→見積書

せ→請求書

まとめ

いかがでしたでしょうか?パソコンやスマホでの文字入力は業務の中でも最も基本的なものです。

つまりそこを時短、効率化できれば、かなりの業務削減につながります。

たとえ登録が面倒くさいとしても、一度だけ。

今後何百回、何千回と入力するかもしれない文字はぜひ辞書登録機能を使ってみて下さい。

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